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Introduction: The COVID-19 pandemic, decreed by the WHO in March 2020, created enormous challenges. Our Institution was faced with the need to take measures to control the spread of the disease and keep the academic community safe, for which a comprehensive contingency plan was created so that the entire community felt involved and able to follow the proposed measures.
Objectives: (I) Describe the process of building a contingency plan to respond to the COVID-19 pandemic situation in a Nursing School; (II) Describe the implementation of the contingency plan and its adequacy, depending on the evolution of the pandemic situation and (III) Describe the main challenges encountered and the corrective strategies adopted.
Methodology: Experience report of the construction and implementation of the Institution’s contingency plan. A Contingency Plan Team was appointed that created a plan following the guidelines of the various health regulatory authorities, structured in four topics: 1) organization of structures; 2) training; 3) organization of academic and work activities; 4) follow-up and monitoring. In addition, several guiding documents for safe practices were also prepared, aimed at readjusting the teaching-learning process and the safety of employees.
Results: 1) organization of structures: An isolation room was established in each building, Spaces were reorganized to ensure safe distances; antiseptics were distributed; Signals was adopted to make the path; internal dynamics and specific procedures changed. 2) training: Clarification sessions were organized with teachers and online training for students and non-teaching staff, and face-to-face training for cleaning staff and support teams. 3) organization of academic and work activities: plan the beginning and breaks according to the maximum amount of people in the same room, fixed the capacity of each classroom. 4) follow-up and monitoring: a case notification/registration process was created and spread the message for all community on the website and by email.
Conclusions: The contingency plan has responded to the Institution›s needs. It was dynamic and flexible, always be adjusted according to national norms/guidelines and in partnership with Local Health Authorities. The implemented changes proved to be effective and supported the entire school community, which started to integrate the new rules into their daily lives.
The very low cases report of covid-19 with the beginning in our institution, seems to reveal the success of the implemented measures.
Introdução: A pandemia COVID-19, decretada pela OMS em março de 2020, originou enormes desafios. As instituições de ensino viram-se confrontadas com a necessidade de tomar medidas para controlar a disseminação da doença. Para manter a comunidade escolar segura, desen- volveu-se um plano de contingência abrangente para que toda a comunidade educativa se sentisse envolvida e apta a seguir as medidas propostas.
Objetivos: (I) Descrever o processo de construção de um plano de contingência para responder à situação de pandemia COVID-19, numa Escola Superior de Enfermagem; (II) Descrever a implementação do plano de contingência e sua adequação, em função da evolução da situação pandémica e (III) Descrever os principais desafios encontrados e as estratégias corretivas adotadas.
Metodologia: Relato de experiência da construção e implementação do plano de contingência da Instituição. Foi nomeada uma Equipa de Plano de Contingência que elaborou um plano em conformidade com as orientações das diversas entidades reguladoras da saúde, estruturado em quatro tópicos: 1) organização de estruturas; 2) formação; 3) organização das atividades letivas e laborais; 4) acompanhamento e monitorização. Foram, ainda, elaborados vários documentos orientadores de práticas seguras, destinados à readequação do processo ensino-aprendizagem e à segurança dos colaboradores e estudantes.
Resultados: Foi instituída uma sala de isolamento para apoio às situações de casos suspeitos, em cada edifício. Reorganizaram-se os espaços para garantir distâncias de segurança; disponibilizaram-se antisséticos em pontos estratégicos para promover a higienização das mãos; adotou-se sinalética para facilitar a circulação das pessoas; alteraram-se dinâmicas internas e procedimentos específicos; organizaram-se sessões de esclarecimento dirigidas aos professores e formação online, para estudantes e funcionários não docentes, e formação presencial para as equipas de limpeza e de apoio e vigilância. Para monitorizar a evolução da pandemia na comunidade escolar, foi criado um processo de notificação/registo de casos.
Conclusões: O plano de contingência tem respondido às necessidades da instituição. Mostrou-se dinâmico e flexível, sendo sempre ajustado de acordo com as normas/orientações nacionais e em parceria com as Autoridades de Saúde Locais. As mudanças implementadas mostraram-se eficazes e tiveram a adesão da comunidade escolar, que passou a integrar as novas regras no seu dia a dia. O número muito reduzido de casos com origem na instituição parece ser revelador do sucesso das medidas implementadas.
